進捗管理と報連相
会社で目標設定と、そのアクションを考えなくちゃいけないんだけど、
思いつかないので問題点を整理してみる。
進捗管理が苦手である。
報連相が苦手である。
進捗管理について
進捗管理が苦手な原因は大体以下の原因だと思ってる。
１．１ 余裕のあるスケジュールを立てていない
１．２スケジュールにあるべきタスクが抜けている
１．３スケジュールの前提を満たしていない
１．１に対して
この問題の１つに経験不足というのがあるが、これは仕方ない。
タスクに対して予定作業時間に対して実績作業時間を正しく残すことで、次第に改善するだろう。
上司のレビューも必須である。これは実戦している。
２．２に対して
スケジュールにあるべきタスクが抜けている。
上と同様。PFD(Process Flow Diagram)などを利用することも忘れずに。
厳密にやるときはWBSなども使わなくちゃいけないかもしれないが、
しばらくはそこまで厳密な見積もりは必要としないだろう。
３．３に対して
これが一番問題。
どういうことかというと、中途半端な状態のタスクを「終了」していることにしちゃったりすることがある。
細かい作業だったり、面倒な作業が残ってたりしても、
作業予定時間がくると「まぁいいや、終わったことにしておこう」とかやっちゃう。
で、後日該当箇所に手をつけることで「あー、これそういえばやってないや、やらなくちゃ」
となって、作業が遅れる。
なんでこんなことをしちゃうのかというと、以下の理由がある。
[1]遅れることが恒常的になっていて、細かいタスク、優先度の低いタスクを後回しにしてしまうから
[2]遅れていること、遅れそうなことを報告したくないから
[1]に対して
作業効率がよくないため、大体作業を遅らせてしまう。
・詰まって１５分悩んだら聞く、
・作業が遅れそうなら相談して手を抜くポイントの助言を求める
などの対策が必要だろう。
大体予定していた作業より遅れてしまうときは、
効率の悪いことを永遠と続けてしまうときだ。
効率の悪いことをしてしまう前に、聞かなくちゃダメだ。
また、細かいタスクを後回しにしてしまう、というのは、また話が違う。
遅れているのだ。
遅れているのだ。
この事実をしっかり認識しなくてはいけない。
最近は、細かいタスクが残っているけれども、
「後日、ここのスケジュールに余裕があるのでここで挽回します」
みたいなことを報告するようになったのでこれは継続したい。
[2]に対して
遅れていること、遅れそうなことを報告したくないから
これが一番問題。[1]をするにも精神的な問題で聞けない。
どうしたらいいんだろう。
聞く場合と、聞かなかった場合のメリット、デメリットを考えてみる。
よくない癖を続けてしまっている人は、その癖によるメリットが少なからずあることを意識すること、
と認知行動療法の本にあった。
☆報告しなかった場合のメリット・デメリット
・メリット（というか、報告しない時の俺の思考
報告に値しないようなことは報告しなくてもいいし
スケジュールに余裕があるから多少効率の悪いことしてもどうにかなるし
効率が悪くても頑張ったら早く終わるし
遅れることを報告すると上司の機嫌が悪くなる気がするし
遅れることを報告するのが何かとっても嫌だし
・デメリット
作業を中途半端で終わらしてしまうので、スケジュールに遅れがでそうになる
で、ストレスがたまる
メリットについては色々アレなところがあるけど、作業してる最中は真剣にこういうこと考えちゃうんだよね。
また上司に怒られるよ…「悪い報告」をする時に知っておきたいこと - NAVER まとめ
まぁ、こんな風にいっぱい記事があるので、こういうのは僕だけじゃないんだよね。
そう思うと、気が楽だよね。
僕の上司はこういったことを分かってくれてる優しい人なんだよね
僕が勝手に一人で怖がってるだけなんだよね。
ホウレンソウについて
報告については既に上で問題点を出してしまったが、
まぁ、つまり、報告連絡相談するタイミングは分かってきたんだけど、
怖くてやってないだけ、という感じになってきた。
こういうことしちゃいんだけど、こんなことで聞くのもなんだしなぁ。
でも、勝手にやっていいのかなぁ？
とか思うときは、「相談」というよりかは「連絡」で手軽に済ますのもいいかもしれない。
「ここ、前はこう言いましたけど、やっぱりこうしたいので、そうしますね。」
っていう。上司からは「あっそう」って言われちゃうこともあるかもしれないけど、
まぁ、今の俺からしてみれば「あっそう」って言われるぐらいが丁度いいかもしれない。
あと、相談の仕方がよくないと思った。
僕は上司に相談するときに、「相談があるんですが、お時間いいですか」って超堅苦しく聞いてるんだけど、この堅苦しさがいけないんじゃないのか。
年の近い先輩の場合、「これくそめんどくさいんだけどｗ」と上司に言うと、
「えぇ～そう？○○して○○するだけなんじゃないの？」と返ってきて、
「あ～そうします？」とか「いやそれだとこの問題が・・・」って気軽に会話できてる。
そうするしかないときは、「いや、それぐらいやれよｗｗｗ」と笑いながら返答がくる。
相談や報告しやすいような人間関係を作ること、話し方を工夫をすることで、
自然に報連相ができるようになるんじゃないのかな。
そういや、普段の会話に笑いが入ってないのは俺だけな気がしてきた。
あー嫌だ嫌だ。
ん？いや、そんなことないや。パートナーさんとかは真面目に対応してるなぁ。
うーん、精神強いなぁ。
さぁ、アクションを考えよう
上述の通り、大体精神的な理由が問題なので、本当のところを書くと
・恐れないこと
・人との接し方を明るくすること
とか書きたいんだけど、曖昧だし、これこそ書きづらい。
できるだけ具体的で、できれば評価可能ななアクションを考えたい。
上記で問題となっている点が
・１．３スケジュールの前提を満たしていない
[1]遅れることが恒常的になっていて、細かいタスク、優先度の低いタスクを後回しにしてしまうから
[2]遅れていること、遅れそうなことを報告したくないから
スケジュールの前提を満たすための
報連相の「タイミング」について特に考えてみよう。
1.遅れそう、大変そうな作業をする「前」に相談すること
2.細かいタスクを後回しにしないこと。
後回しにする場合は、挽回時期を日報に記載すること。
こんなもんかなぁ。
こんなもんかね。
これでだしみようず。
